À l’ère du digital, la dématérialisation s’impose comme un must pour les entreprises. Elles doivent numériser leurs documents. Si le processus se révèle bénéfique sur le plan productif, il permet également de réduire la paperasse et l’empreinte carbone de la société par la même occasion. Quelles sont les différentes étapes de la dématérialisation ? Comment se déroule-t-elle ? Réponse ici !
La phase préparatoire
Pour tout projet sérieux, il est indispensable de passer par une étape préliminaire dite préparatoire. C’est ce qui permet de faire des prévisions et d’évaluer la réalisabilité du processus en question. Dans un premier temps, il est important de cibler les secteurs dont les documents doivent passer du papier à la version électronique. Le choix de ces différentes branches de l’entreprise se fait en fonction de leur impact sur la rentabilité et le rapport temps/performances qu’elles présentent.
Dans un deuxième temps, il convient d’établir les objectifs à atteindre à la fin de l’opération de dématérialisation. Il est important, de les énoncer de la façon la plus explicite possible. Vous en apprendrez plus en cliquant sur ce lien. De même, devez-vous vous assurer qu’ils soient atteignables avec les moyens de bord et sur une durée de temps à définir séance tenante. C’est également le moment de choisir des KPI (Key Performance Indicator) à utiliser pour évaluer la réussite du projet après sa mise en place.
Ce qu’il convient de faire, par la suite, c’est d’élaborer une prévision budgétaire. Elle doit être aussi détaillée que possible et être à la portée de l’entreprise. Il est déconseillé de mettre en danger la viabilité de la société tout entière en raison de la dématérialisation. À cet effet, vous pouvez opter pour une dématérialisation progressive.
La dématérialisation proprement dite
Il s’agit du cœur même du projet. Techniquement, le choix de la solution de dématérialisation est le point culminant de cette phase du processus. En effet, des stratégies marketing à la gestion des paies jusqu’au fonctionnement interne de l’entreprise, tout passe désormais par le numérique. De ce fait, il est indispensable d’opter pour une solution informatique efficace. Cette dernière devra répondre à tous les secteurs touchés par le processus. De même, il importe beaucoup que le logiciel et les plateformes mises en place soient capables de gérer tout le flux d’informations générées au sein de la société.
Dès lors que la solution de dématérialisation est dûment choisie, le reste du processus se décline en deux étapes majeures. La première revient à numériser tous les documents existants. Ce travail est fait soit par les employés de l’entreprise, soit par une équipe externe recrutée pour la tâche. Il est important, à ce niveau, de mettre en place le réseau informatique et d’installer les solutions choisies sur les terminaux dédiés à cette fin.
La deuxième étape est la fin et l’aboutissement du projet. Il consiste à numériser tous les nouveaux documents de la société. Désormais, tous les process de la société sont virtualisés, et l’opération « zéro papier » est enclenchée. Pour peaufiner la réussite de cette phase, une période de test peut être définie. Grâce aux KPI et aux failles relevées lors du test du processus, vous pouvez améliorer la solution et l’ajuster à votre avantage.